Comptabilité US pour votre LLC

Quelles déclarations pour une LLC détenue par un non-résident ?

Pour l'IRS, une LLC à membre unique détenue par un étranger est une disregarded entity : pas de déclaration d'impôt sur les sociétés classique, mais des déclarations d'information fédérales. Son exercice est celui que son propriétaire utilise aux États-Unis ou, à défaut, l'année civile. Calendrier d'une LLC en année civile :

Une échéance de l'IRS qui tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié passe au jour ouvré suivant. Si l'activité de la LLC est imposable aux États-Unis, vous pouvez aussi devoir une déclaration personnelle (1040-NR), qui demande un ITIN.

Formulaire 5472 et 1120 pro forma : date limite, prorogation, pénalité

Le 5472 déclare les opérations entre votre LLC et vous. Il est joint à un formulaire 1120 « pro forma » marqué Foreign-owned U.S. DE, réduit pour l'essentiel à l'identification de la LLC. L'ensemble est dû le 15 avril suivant la clôture de l'exercice.

Le formulaire 7004, déposé avant cette date, accorde une prorogation automatique de six mois, jusqu'au 15 octobre. Dans ce cas, le 5472 ne se transmet pas par voie électronique : il part par fax ou par courrier.

La pénalité est de 25 000 $ par formulaire non déposé à temps, et un formulaire substantiellement incomplet compte comme non déposé. Si le manquement dure plus de 90 jours après une notification de l'IRS, 25 000 $ s'ajoutent par période de 30 jours. Deux cas réels : évitez les 25 000 $ de pénalité.

Qu'est-ce qu'une transaction déclarable ?

Pour une LLC détenue par un étranger, presque tout mouvement d'argent avec son propriétaire (ou une autre partie liée) est une transaction déclarable, même sans chiffre d'affaires :

• l'argent que vous versez à la LLC (apport en capital) ;
• l'argent que vous retirez pour vous (distribution) ;
• les frais de la LLC payés de votre poche, création comprise ;
• un prêt entre vous et la LLC, et ses intérêts ;
• les ventes, achats, loyers ou services facturés entre vous et la LLC.

Un 5472 distinct est déposé pour chaque partie liée. Sans aucune transaction déclarable dans l'année, pas de 5472 ; mais la première année, les frais de création payés par le propriétaire suffisent à déclencher l'obligation.

Tenir les comptes de sa LLC : relevés, catégories, justificatifs

L'IRS exige des livres suffisants pour établir l'exactitude de la déclaration, notamment pour les transactions avec les parties liées. Ne pas les tenir coûte la même pénalité de 25 000 $ que l'absence de dépôt. Quatre habitudes suffisent :

• un compte réservé à la LLC, sans dépenses personnelles (voir compte bancaire US) ;
• les relevés mensuels de chaque compte, rapprochés des écritures ;
• chaque opération classée : ventes, frais, apports, retraits, prêts ;
• une facture ou un reçu pour chaque dépense.

L'IRS recommande de conserver ces pièces au moins trois ans après le dépôt, et sans limite pour une année où aucune déclaration n'a été déposée.

FBAR (FinCEN 114) : quand votre LLC doit-elle le déposer ?

Pour le FBAR, une LLC créée aux États-Unis est une U.S. person, même transparente pour l'impôt. Elle déclare ses comptes financiers situés hors des États-Unis dès que leur valeur cumulée dépasse 10 000 $ à un moment de l'année civile.

C'est le total qui compte : trois comptes de 4 000 $ font 12 000 $ et déclenchent l'obligation. Les comptes dans une banque américaine ne sont pas concernés, pas plus que vos comptes personnels.

Le FBAR se dépose en ligne sur le système BSA E-Filing de FinCEN, pas avec une déclaration fiscale, au plus tard le 15 avril (prorogation automatique au 15 octobre).

W-8BEN, W-8BEN-E, W-9, 1099-NEC : qui remplit quoi ?

Le 1099-NEC concerne les paiements de services à un prestataire américain non salarié : à partir de 2 000 $ par prestataire pour les paiements faits en 2026 (600 $ pour 2025), un seuil indexé sur l'inflation à partir de 2027. Les paiements à une société imposée comme corporation en sont en général dispensés, sauf les honoraires d'avocat.

Rapport annuel de l'État et sales tax : hors IRS, mais obligatoires

Chaque État a ses règles, distinctes de celles de l'IRS. Au Wyoming, l'annual report est dû le premier jour du mois anniversaire de la création, avec une license tax de 60 $ minimum en 2026 (0,02 % des actifs situés et employés dans l'État si c'est plus) ; sans dépôt dans les 60 jours qui suivent l'échéance, la LLC est dissoute administrativement. Au Delaware, pas de rapport annuel pour une LLC, mais une taxe annuelle de 400 $ à payer au plus tard le 1er juin de l'année suivante (400 $ depuis l'année fiscale 2026, donc à partir du 1er juin 2027). L'État se choisit à la création de la LLC.

La sales tax est une taxe sur les ventes fixée par chaque État. Vous la collectez là où votre LLC a un lien suffisant, le nexus. Depuis l'arrêt South Dakota v. Wayfair de la Cour suprême (2018), le seul volume de ventes vers un État peut créer ce lien, sans présence physique. Seuils et produits taxés varient selon l'État : à vérifier avant de vendre aux États-Unis.

Rapport oublié ou taxe d'État impayée ? Voir opérations sur les LLC.

Les erreurs qui coûtent cher

• croire qu'une LLC sans chiffre d'affaires n'a rien à déposer ;
• payer des frais de la LLC avec sa carte personnelle sans les noter ;
• déposer le 1120 pro forma sans le 5472, ou un 5472 à moitié rempli ;
• attendre avril pour réunir les relevés, puis oublier le 7004 ;
• calculer le seuil du FBAR compte par compte au lieu du total ;
• signer par réflexe un W-9 au lieu d'un W-8BEN ;
• négliger le rapport annuel de l'État jusqu'à la dissolution de la LLC.

Comment ça se passe avec Altixia

Altixia est préparateur fiscal accrédité par l'IRS et Certifying Acceptance Agent. Le suivi se déroule ainsi :

1. Point de départ : État, date de création, EIN, comptes aux États-Unis et ailleurs, opérations entre vous et la LLC.
2. Au fil de l'année : vous transmettez relevés et justificatifs, nous classons les opérations et rapprochons les comptes. Un tableau de bord chaque mois.
3. Une alerte avant chaque échéance, fédérale ou d'État.
4. Préparation du 5472 et du 1120 pro forma, ou du 7004 si un délai est nécessaire, puis envoi à l'IRS.
5. FBAR, W-8BEN, W-8BEN-E et 1099-NEC selon votre situation.

Échanges par WhatsApp et e-mail. Années non déclarées ? Nous commençons par les régulariser.