Contabilidad estadounidense para tu LLC

¿Qué declaraciones presenta cada año una LLC de un no residente?

Para el IRS, una LLC unipersonal cuyo propietario es extranjero es una disregarded entity: no presenta la declaración ordinaria del impuesto sobre sociedades, sino declaraciones informativas federales. Su ejercicio es el que su propietario utiliza en Estados Unidos o, en su defecto, el año natural. Calendario de una LLC con ejercicio en año natural:

Un vencimiento del IRS que cae en sábado, domingo o festivo pasa al siguiente día hábil. Si la actividad de la LLC tributa en Estados Unidos, también puedes tener que presentar una declaración personal (1040-NR), que exige un ITIN. El recorrido completo está en nuestra guía de la LLC para no residentes.

Formulario 5472 y 1120 pro forma: plazo, prórroga y sanción

El 5472 declara las operaciones entre tu LLC y tú. Se adjunta a un formulario 1120 «pro forma» con la mención Foreign-owned U.S. DE en la parte superior, limitado en lo esencial a la identificación de la LLC. El conjunto debe presentarse el 15 de abril siguiente al cierre del ejercicio.

El formulario 7004, presentado antes de esa fecha, concede una prórroga automática de seis meses, hasta el 15 de octubre. En ese caso, el 5472 no se transmite por vía electrónica: se envía por fax o por correo postal.

La sanción es de 25.000 US$ por cada formulario no presentado a tiempo, y un formulario sustancialmente incompleto cuenta como no presentado. Si el incumplimiento se prolonga más de 90 días tras una notificación del IRS, se añaden 25.000 US$ por cada periodo de 30 días.

¿Qué es una transacción declarable en el formulario 5472?

En una LLC de propietario extranjero, casi cualquier movimiento de dinero con su propietario (u otra parte vinculada) es una transacción declarable, incluso sin facturación:

• el dinero que aportas a la LLC (aportación de capital);
• el dinero que retiras para ti (distribución);
• los gastos de la LLC pagados de tu bolsillo, incluidos los de constitución;
• un préstamo entre tú y la LLC, y sus intereses;
• las ventas, compras, alquileres o servicios facturados entre tú y la LLC.

Se presenta un 5472 distinto por cada parte vinculada. Sin ninguna transacción declarable en el año, no hay 5472; pero el primer año, los gastos de constitución pagados por el propietario bastan para generar la obligación.

Llevar la contabilidad de tu LLC: extractos, categorías y justificantes

El IRS exige registros suficientes para acreditar la exactitud de la declaración, en particular de las transacciones con partes vinculadas. No llevarlos acarrea la misma sanción de 25.000 US$ que la falta de presentación. Bastan cuatro hábitos:

• una cuenta reservada a la LLC, sin gastos personales (consulta cuenta bancaria en EE. UU.);
• los extractos mensuales de cada cuenta, conciliados con los asientos;
• cada operación clasificada: ventas, gastos, aportaciones, retiradas, préstamos;
• una factura o un recibo por cada gasto.

El IRS recomienda conservar estos documentos al menos tres años después de la presentación y, para un año en el que no se presentó ninguna declaración, sin límite de tiempo.

FBAR (FinCEN 114): ¿cuándo debe presentarlo tu LLC?

A efectos del FBAR, una LLC constituida en Estados Unidos es una U.S. person, aunque sea transparente a efectos del impuesto. Declara sus cuentas financieras situadas fuera de Estados Unidos en cuanto su valor conjunto supera 10.000 US$ en algún momento del año natural.

Lo que cuenta es el total: tres cuentas de 4000 US$ suman 12.000 US$ y generan la obligación. Las cuentas en un banco estadounidense no están incluidas, como tampoco tus cuentas personales.

El FBAR se presenta en línea en el sistema BSA E-Filing de FinCEN, no junto con una declaración fiscal, a más tardar el 15 de abril (prórroga automática hasta el 15 de octubre).

W-8BEN, W-8BEN-E, W-9 y 1099-NEC: ¿quién rellena qué?

El 1099-NEC se refiere a los pagos por servicios a un proveedor estadounidense que no es empleado: a partir de 2000 US$ por proveedor para los pagos realizados en 2026 (600 US$ para 2025), un umbral indexado a la inflación a partir de 2027. Los pagos a una sociedad que tributa como corporation suelen estar exentos, salvo los honorarios de abogado.

Informe anual del estado y sales tax: fuera del IRS, pero obligatorios

Cada estado tiene sus propias normas, distintas de las del IRS. En Wyoming, el annual report vence el primer día del mes de aniversario de la constitución, con una license tax de 60 US$ como mínimo en 2026 (el 0,02 % de los activos situados y empleados en el estado, si resulta mayor); si no se presenta en los 60 días siguientes al vencimiento, la LLC queda disuelta administrativamente. En Delaware, una LLC no presenta informe anual, pero paga un impuesto anual de 400 US$ a más tardar el 1 de junio del año siguiente (400 US$ desde el ejercicio fiscal 2026, es decir, a partir del 1 de junio de 2027). El estado se elige al crear la LLC.

La sales tax es un impuesto sobre las ventas que fija cada estado. La recaudas allí donde tu LLC tiene un vínculo suficiente, el nexus. Desde la sentencia South Dakota v. Wayfair del Tribunal Supremo (2018), el mero volumen de ventas hacia un estado puede crear ese vínculo, sin presencia física. Los umbrales y los productos gravados varían según el estado: conviene comprobarlos antes de vender en Estados Unidos.

¿Informe olvidado o impuesto estatal impagado? Consulta operaciones de LLC.

Los errores que salen caros

• creer que una LLC sin facturación no tiene nada que presentar;
• pagar gastos de la LLC con la tarjeta personal sin anotarlos;
• presentar el 1120 pro forma sin el 5472, o un 5472 a medio rellenar;
• esperar a abril para reunir los extractos y olvidar después el 7004;
• calcular el umbral del FBAR cuenta por cuenta en lugar del total;
• firmar por inercia un W-9 en lugar de un W-8BEN;
• descuidar el informe anual del estado hasta la disolución de la LLC.

Cómo funciona con Altixia

Altixia es preparador fiscal acreditado por el IRS y Certifying Acceptance Agent. El seguimiento se desarrolla así:

1. Punto de partida: estado, fecha de constitución, EIN, cuentas en Estados Unidos y en otros países, operaciones entre tú y la LLC.
2. A lo largo del año: nos envías extractos y justificantes, clasificamos las operaciones y conciliamos las cuentas. Un panel cada mes.
3. Un aviso antes de cada vencimiento, federal o estatal.
4. Preparación del 5472 y del 1120 pro forma, o del 7004 si hace falta más tiempo, y envío al IRS.
5. FBAR, W-8BEN, W-8BEN-E y 1099-NEC según tu situación.

Comunicación por WhatsApp y correo electrónico. ¿Años sin declarar? Empezamos por regularizarlos.